Управленческая, оперативная и бухгалтерская отчетность. Можно ли автоматизировать с помощью BI?

Цели любого бизнеса - рост прибыли и масштабирование. Для достижения этих целей нужно поддерживать прозрачность всех процессов и точность ведения отчетности, так как на ее основе становится возможным принятие правильных управленческих решений.

Но часто происходит так, что отчетность в компании формируют неделями или месяцами. Это связано с тем, что каждое структурное подразделение обычно собирает данные для отчетов вручную из разрозненных информационных систем, Excel - таблиц и других источников.

Для того, чтобы снизить риски ошибок в управленческом, бухгалтерском и оперативном учете стандартизировать их форму и ускорить их предоставление, можно автоматизировать отчетность с помощью BI-системы.

BI-отчеты – это наборы дашбордов с таблицами, графиками, диаграммами и виджетами. Они объединяют информацию о финансовых результатах и показателях эффективности всех подразделений, предоставляя ее в наглядной форме.

В материале подробнее рассказываем о том, какие виды отчетов бывают в компании, и насколько BI может снизить риски ошибок при подготовке финансовой, управленческой или бухгалтерской отчетности.

Отчетность компании делится на группы в зависимости от вида, содержания, назначения, степени обобщения данных.
Рассмотрим подробнее каждый вид корпоративной отчетности, разберем, какие из них можно автоматизировать с помощью BI и покажем примеры дашбордов с отчетами в BI-системах.

Дашборд – это представление наиболее важных метрик с помощью таблиц, графиков и диаграмм, сгруппированных по смыслу на одном экране в понятной для пользователя форме.

Современные BI-платформы предоставляют self-service инструменты для аналитики данных, позволяющие бизнес-пользователям из разных подразделений компании самостоятельно создавать визуализации на основе данных, собирать их в дашборде и анализировать информацию в разных разрезах: по времени, подразделениям, сотрудникам, продуктам и т. д.

Оперативные отчёты используются для оперативного контроля и мониторинга текущих целевых показателей хозяйственных операций. Каждая компания сама определяет состав оперативной отчетности в зависимости от специфики деятельности и целей.

Это может быть выписка с лицевого счета, отчет о движении денежных средств в кассе за день, мониторинг отгрузки, оценка выполнения плана продаж и т. д.

Создание и настройка оперативной отчетности обычно реализована на этапе документирования хозяйственных операций в информационной системе и не автоматизируется с помощью BI.

На основе объединенных данных из оперативных отчетов формируется аналитическая отчетность.
В рамках аналитических отчетов рассчитываются аналитические показатели: рентабельность, ликвидность, маржинальность, ROI, ROE, отклонения, сравнения по периодам/продуктам и другие.

К аналитическим отчетам относятся, например, отчеты по динамике запасов, дебиторской задолженности, LFL – like-for-like и ABC-XYZ анализ, план-факт анализ продаж, сегментация клиентов.

Этот вид отчетов дает операционным директорам на местах информацию, необходимую для принятия решений и планирования деятельности компании и подразделений.

Дашборды в BI-инструментах не только помогают автоматизировать сбор данных для создания аналитической отчетности, но и визуализируют показатели в виде понятных графиков и диаграмм. Кроме того, с помощью BI можно выгружать данные в удобных форматах или автоматически рассылать отчеты по email для всех сотрудников.

Стратегические отчеты готовятся для топ-менеджмента компании и сфокусированы на оценке и анализе долгосрочных целей и стратегий бизнеса.

В отличие от аналитической отчетности, стратегическая отчетность охватывает более широкий спектр показателей и факторов, которые могут повлиять на будущее компании.

Она включает в себя не только данные компании, но и внешние экспертные данные, статистику рынка и информацию о деятельности конкурентов. Это может быть:

• Анализ эффективности действующих стратегий, включая SWOT-анализ (сильные и слабые стороны, возможности и угрозы)
• Анализ ключевых показателей эффективности (KPI), которые помогают оценивать прогресс в достижении стратегических целей
• Оценка рыночных условий, конкурентной среды и макроэкономических факторов, которые могут повлиять на выполнение стратегии
• Анализ внутренних ресурсов компании, включая человеческий капитал, технологии и финансовые ресурсы, необходимые для достижения целей

Стратегические отчеты помогают выявить и оценить потенциальные риски, которые могут помешать выполнению стратегических инициатив, а также сформировать прогнозы роста и развития продуктов и услуг.

Такой вид аналитики называется предиктивная аналитика.

Предиктивная аналитика – продвинутая аналитика, в ходе которой пользователь получает ответ на вопрос «Что будет дальше?».
Для предиктивной аналитики используют математические модели, машинное обучение, интеллектуальный анализ данных и другие области искусственного интеллекта, которые прогнозируют неизвестные события в будущем.

Больше о видах аналитики мы рассказываем на нашем курсе Qlik Beginner >>

В зависимости от содержания отчетность делится на бухгалтерскую (финансовую), управленческую, налоговую.

Налоговый учет (отчетность) представляет собой набор документов, содержащих информацию только о расчете и уплате налогов физическими лицами, индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами.

В состав налоговой отчетности входят налоговая декларация и налоговый расчёт авансового платежа.

Так как налоговая отчетность строго регламентирована, она формируется по установленной ФНС форме непосредственно в информационных системах – источниках данных о налогах. С помощью BI налоговую отчетность создавать нельзя.

Бухгалтерский учет (отчетность) — это систематизированная информация о финансовом состоянии, результатах деятельности и изменениях в финансовом положении компании.

Бухгалтерские отчеты формируются на основании аналитической отчетности и подтверждаются результатами инвентаризации.
В бухгалтерскую отчетность может входить:

• Бухгалтерский баланс
• Отчет о прибылях и убытках (P&L)
• Отчет о движении денежных средств
• Отчет о собственном капитале
• Отчет о целевом использовании средств

BI позволяет визуализировать отдельные метрики и проводить аналитику по финансовым данным компании: рассмотреть показатели в динамике, оценить отклонения и обратить внимание на критические показатели прибыли и убытков.

Управленческий учет— это система анализа финансовых показателей компании, которая используется для принятия руководством управленческих решений.

Структура отчета для руководителя включает в себя гораздо больше информации, чем бухгалтерский или налоговый учет.
Это все данные, которые нужны для принятия стратегических решений: аналитика по налогам, доходам, затратам, продажам, производственным процессам, персоналу, а также общая или в разрезе подразделений.

В зависимости от специфики деятельности компании управленческая отчетность может включать в себя разные показатели, необходимые только для внутренних нужд, поэтому ее форма не так строго регламентирована.

Основные объекты управленческого учета:

• Доходы и расходы, выявление направлений деятельности, которые их формируют
• Движение денежных средств (cashflow)
• Активы, их прибыльность и затратность
• Обязательства и кредитная задолженность
• Источники финансирования
• Финансовые результаты – выручка и прибыль (P&L, факторный анализ прибыли)

Разработка дашборда для руководителя в BI помогает автоматизировать управленческую отчетность.

Финансовые данные из 1С, данные по продажам из CRM, планы в Excel и другая информация объединяются в дашборде и предоставляются руководителю в форме наглядных визуализаций расходов, маржинальной прибыли, доходов, динамики продаж и себестоимости.

На дашбордах можно отследить:

• Факторы роста и падения прибыли
• Точки сокращения расходов
• Движение денег по операционному и инвестиционному потокам
• Детализированные показатели задолженности до контрагентов
• Сравнение показателей с прошлыми периодами или бюджетом

В зависимости от уровня обобщения и детализации данных отчеты делятся на несколько типов:

Первичная отчетность – это документы, которые формируются в информационных системах и фиксируют конкретные операции и факты хозяйственной деятельности.

К ним относятся накладные, счета-фактуры, акты и другие первичные документы, они же оперативные отчеты.

Сводная отчетность – обобщает данные первичной отчетности и представляет агрегированную информацию по отдельным подразделениям или направлениям деятельности компании.
Например, это может быть сводный отчет о продажах за определенный период.

Сводная отчетность полезна для анализа и сравнения результатов работы различных подразделений компании.

Консолидированная отчетность – это отчетность, которая объединяет показатели нескольких юридических лиц или подразделений компании в одну общую структуру.

Такой вид отчетности помогает оценить финансовое состояние группы компаний в целом.

По назначению отчетность может делиться на внутреннюю, предназначенную для нужд компании, и внешнюю, к которой относится, например, налоговая и бухгалтерская отчетность.

Для предоставления отчетов внешним пользователям BI-платформа позволяет выгрузить их в нужном формате (xls, pdf) или открыть доступ к конкретным дашбордам и листам по ссылке.

Интерактивная отчетность в BI позволяет оцифровать бизнес-цели компании, контролировать их достижение в реальном времени, не дожидаясь ежемесячного сведения стандартных отчетов.

Дашборды дают возможности многомерного анализа, финансового моделирования и прогнозирования сценариев с учетом влияния внутренних и внешних факторов.

• Гибкий учет

Можно настроить отчеты в соответствии с требованиями компании, руководителей или внешних инстанций

• Точная отчетность

Автоматизированный сбор данных из разных источников сокращает количество ошибок в расчетах бизнес-метрик при подготовке отчетов

• Наглядный учет

Визуализация позволяет объединить сотни строк данных в одном дашборде, делая их понятными для любого пользователя

• Стандартизированная отчетность

В BI-решениях возможна гибкая настройка шаблонов финансовой и управленческой отчетности под потребности бизнеса

• Детализированный учет

Можно «проваливаться» в данные с помощью функциональности drill down и изучать информацию в разрезе лет, месяцев, регионов, продуктов, менеджеров и т. д.

• Простая для обучения

Современные self-service BI платформы позволяют пользователю собирать отчеты способом drag and drop (перетаскивание) без привлечения ИТ

BI-система может помочь автоматизировать разные виды отчетов:

• Автоматически извлекать данные о транзакциях и формировать первичные документы за счет интеграции со всеми информационными системами компании (1С, ERP, CRM, кассовые системы, данные по продажам с маркетплейсов и пр)
• Быстро формировать интерактивные сводные таблицы и визуализации на основе актуальных данных
• Объединять данные различных дочерних компаний и подразделений в один отчет, обеспечивая единый наглядный формат представления информации