20.11.2023 ПУБЛИКАЦИИ

Нужна ли компании служба НСИ?

Нормативно-справочная информация (НСИ, master data, основные данные) — это сведения, которые нормируют и систематизируют деятельность компании, многократно используются в бизнес-процессах. На данные НСИ часто ссылаются операционные или транзакционные данные.

НСИ содержит справочники номенклатуры товаров и изделий, реквизиты партнеров, поставщиков и клиентов, описание структуры организации и другие данные подразделений, дочерних предприятий и партнеров компании.

Система НСИ — это центральное ядро системы управления данными.
Управление системой НСИ производится в соответствии с регламентами и, как правило, находится под ответственностью специальной службы НСИ.

Почему служба НСИ — это важно

Зачем специалистам по НСИ управлять данными в справочниках, разве эти действия не могут выполнять обычные сотрудники?

Если бизнес-пользователи будут вносить данные в общие справочники номенклатуры или контрагентов (как и было пару десятков лет назад в большинстве компаний), то это быстро приведет к информационному хаосу.

В справочниках появится большое количество дублей с разными названиями, а важные атрибуты останутся незаполненными. Как правило, это приводит к миллионным убыткам для средних и крупных компаний.

Данные - ценный бизнес-актив, их качество, полнота, доступность для анализа и автоматизация с помощью ИИ-инструментов определяют развитие любой компании. Успеха быстрее достигают именно те компании, которые научились эффективнее управлять качеством данных.

Служба НСИ особенно необходима в случае, если:

В компании есть несколько подразделений и используется несколько информационных систем, которые необходимо интегрировать для формирования единого пространства
В компании есть критически важные данные, и необходимо поддерживать их высокое качество
Необходимо обеспечить согласованность в данных и сформировать «единую версию правды» для принятия эффективных управленческих решений

Какие сотрудники входят в службу НСИ

В службу НСИ важно включить сотрудников, которые смогут контролировать процесс управления и в наибольшей степени заинтересованы в результате.

Сотрудники службы:

Ведут справочники НСИ компании по заявкам пользователей в соответствии с нормативно-методической документацией
Осуществляют нормализацию, актуализацию, обогащение и сопоставление данных;
Разрабатывают нормативно-методические документы по ведению и сопровождению НСИ (методики, регламенты, инструкции и др.)
Оказывают консультационную поддержку пользователей и проводят обучение работе с данными
Мониторят качество данных и формируют отчетность по справочникам
Участвуют в выборе (или разработке) и тестировании ПО для управления НСИ

Очень важна практика определения сотрудников, ответственных за данные справочника. Это далеко не всегда сотрудники службы НСИ. Чаще это руководители бизнес-единиц, наиболее активно использующих данные справочника.

Зачем нужны ответственные за справочник?

Без ответственных данные неуправляемы
Без ответственных быстро растет несогласованность в данных, ухудшается их качество
Ответственные решают инциденты и устраняют противоречия в данных
Ответственные хорошо понимают и формулируют требования к данным со стороны бизнеса

Оптимальный состав службы НСИ

Состав службы определяется бизнес-задачами компании и масштабом бизнеса:

<100 сотрудников
В небольших компаниях может быть только один специалист НСИ, действующий совместно со специалистами, администрирующими ИТ-инфраструктуру.

Для управления НСИ достаточно open-source решений, например, PIMcore.
От 100 до 500 сотрудников
В средних компаниях для управления НСИ используется специализированное ПО: 1С: MDM, Datareon, ЮниДата MDM и другие.

Необходимо создание отдельной службы НСИ, в которой присутствуют аналитик НСИ и эксперт НСИ.

Аналитик НСИ должен понимать нюансы процессов в различных функциональных областях бизнеса: материально-техническое снабжение, логистика, финансы, сбыт, управление персоналом и т. д.

Аналитик исследует бизнес-процессы компании, осуществляет сбор и анализ требований к качеству мастер-данных, разрабатывает и поддерживает структуру справочников, управляет шаблонами ввода данных, оценивает причины ошибок в НСИ и исправляет их.

Эксперт НСИ осуществляет контроль соблюдения стандартов компании в части внесения информации в справочники, консультирует сотрудников других отделов, разрабатывает документы и инструкции, регламентирующие ведение, стандартизацию и унификацию НСИ, предоставляет отчетность.
Более 500 сотрудников
В крупной компании объем НСИ может быть большим и разноплановым. Для управления НСИ обязательно используют специализированные ИТ-решения.

Добавляется управленческая роль руководителя службы НСИ и разработчики, которые обслуживают массив данных НСИ.

Руководитель службы НСИ — специалист, компетентный как в области ИТ, так и в области управления, способный обеспечить координацию между разнопрофильными специалистами структурных подразделений компании.

Руководитель НСИ осуществляет экспертную поддержку и координацию проекта НСИ, организует и сопровождает процессы управления и автоматизации НСИ, контролирует процесс создания нормативно-методической документации и т. д.

Создание единой системы управления НСИ требует разработки Нормативно-методической документации:

Методика ведения объектов НСИ

Определяет структуру и правила ведения данных, требования и ограничения к значениям (нормализация), правила классификации, шаблоны описания.

Регламент ведения объектов НСИ

Определяет порядок ведения, функциональные роли участников процесса, распределение ответственности за данные.

С помощью Нормативно-методической документации новые сотрудники легко поймут, как ведется объект НСИ, кто за него ответственный, и какие действия нужны, чтобы добавить, удалить или изменить данные.

Хотите повысить качество принятия решений?

Запишитесь на аудит и узнайте, как сократить затраты компании на работу с данными с помощью управления НСИ.

ЗАПИСАТЬСЯ НА АУДИТ