7 шагов для построения успешной стратегии BI

Data-driven подход управления - принятие бизнес-решений на основе анализа данных - еще недавно казался прерогативой лидеров рынка. Сегодня же ценность данных возрастает, а с помощью качественной аналитики компании получают способность проактивно действовать и формируют свои уникальные конкурентные преимущества.

Согласно отчету Transformative Data Through Leadership Survey международной исследовательской организации IDC, среди компаний, внедривших подход управления на основе данных:

• 88% руководителей заявили, что операционная эффективность повысилась в среднем на 21%
• 86% руководителей отметили повышение выручки на в среднем 23%
• 90% руководителей отметили повышение прибыли компании в среднем на 24%

Внедрение системы бизнес-аналитики — непростая задача, которая затрагивает множество бизнес-процессов и задействует лидеров разных функциональных подразделений компании. Чтобы выбрать подходящее именно вам BI-решение и использовать в дальнейшем максимум его возможностей, необходима BI-стратегия.

В данной статье мы подготовили для вас инструкцию по шагам разработки BI стратегии, которая поможет организовать процессы в соответствии с запросами вашего бизнеса.

Что произойдет, если вы внедрите систему аналитики без предварительно разработанной стратегии?

Возможно, вы выберете популярный инструмент, но никто в компании так и не поймет зачем его использовать. Итог: возвращение пользователей к отчетам в разрозненных экселевских таблицах, демотивированная команда внедрения и потеря руководством интереса к дальнейшему развитию data-driven культуры в компании.

Формирование BI-стратегии поможет вам избежать провальных результатов проекта, а также позволит:

• Сэкономить время и деньги

Понимая, какая функциональность BI-платформы вам необходима, и какой бюджет вы готовы выделить, вы сужаете круг выбора и сокращаете затраты на приобретение ПО.

• Лучше управлять рисками

В процессе оценки текущей ситуации в компании вы можете обнаружить слабые места в бизнес-процессах и заранее их устранить.

• Получить уникальное конкурентное преимущество

Разработанная BI-стратегия поможет вам не просто эффективнее инвестировать в инструменты бизнес-аналитики, а подобрать стек, уже адаптированный под особенности ваших бизнес-процессов. Как правило, платформы, которые не создают новых процессов, а автоматизируют уже существующие, помогают в кратчайшие сроки отстроиться от конкурентов.

Чтобы сформировать работающую стратегию, необходимо не только оценить имеющееся на рынке ПО, но и пройти ряд шагов по оценке бизнес-процессов, возможностей и рисков проекта внедрения.

Чтобы выбрать оптимальное решение под конкретные бизнес-задачи с учетом существующего ИТ-ландшафта, необходимо оценить зрелость компании и провести BI-аудит.


Оценка BI-зрелости компании

С целью оценки готовности компании к изменениям можно использовать модель BI-зрелости. Существует множество вариантов модели, в качестве примера рассмотрим модель от Gartner.

Согласно модели, существует 5 уровней BI-зрелости компаний:

• Неосведомленный (Unaware)

На этом уровне аналитика реализуется стихийно, не существует сформированных процессов или практик принятия решений, данные разрознены. Обычно руководители разово запрашивают отчетность, а пользователи предоставляют ее с помощью любого доступного инструмента.

• Оппортунистический (Opportunistic)

Происходит разделение аналитики по бизнес-подразделениям для оптимизации конкретных процессов или принятия тактических решений. Каждое подразделение имеет собственные инструменты аналитики и показатели эффективности, но использует их малое количество сотрудников. В компании практически не занимаются моделированием процессов, и это ведет к разрозненности отчетности и отсутствию централизованных решений.

• Стандартизированный (Standarts)

Руководители поддерживают BI-инициативы и контролируют проекты в рамках нескольких бизнес-процессов, которым необходим общий анализ и инструменты (например, финансовые или маркетинговые процессы). Большинство компаний такого уровня создают Центры компетенции BI и начинают формировать стандарты инфраструктуры, хранилищ данных и инструментов BI. Процесс принятия решений становится более согласованным, но, в основном, аналитика используется для поддержки только ведущих бизнес-подразделений и полноценно не согласуется с глобальной стратегий компании.

• Корпоративный (Enterprise)

Топ-менеджмент вовлечен в процессы BI и осознает важность аналитики. Разработана система корпоративных показателей эффективности. Стратегия развития BI согласуется с общей стратегией развития компании. Аналитика поддерживает кросс-функциональные процессы принятия решений в масштабе всей компании. Все, от аналитиков до бизнес-пользователей и руководителей высшего звена, используют централизованную систему бизнес-аналитики и в принятии решений руководствуются единой версией правды. Центры компетенций BI становятся Центрами передового опыта.

• Трансформирующий (Transformative)

На этом уровне бизнес-аналитика становится стратегической инициативой, совместно управляемой топ-менеджментом и ИТ. В компании есть главный аналитик (CAO) или директор по данным (CDO). Компания рассматривает данные как актив и использует BI для увеличения прибыли, повышения эффективности и улучшения уровня обслуживания клиентов. На пятом уровне основное внимание уделяется быстрому реагированию на меняющиеся условия рынка, формированию конкурентных преимуществ и принятию стратегических решений (подход «извне-внутрь», outside-in), в то время как компании с более низким уровнем зрелости сосредоточены на внутренних процессах.

Оцените, на каком уровне находится ваша компания согласно модели Gartner. Представление об уровне зрелости поможет вам наметить базовое направление развития, которое принесет результаты.

Аудит BI

Помимо оценки компании согласно модели BI-зрелости, рекомендуется провести аудит BI.

В случае, если вы рассматриваете обновление или миграцию на новую BI-платформу, с помощью аудита можно оценить:

• Корректность архитектуры BI и оптимальность ИТ-инфраструктуры
  
• Оптимальность модели данных приложения и нагрузки
  
• Соответствие дизайна и юзабилити интерфейса потребностям пользователей
• Длительность и корректность загрузки и обновления данных из источников
• Целостность и достаточность данных при обновлении из источника

Аудит позволит повысить производительность систем бизнес-аналитики с помощью выявления узких мест в ETL-процессах, архитектуре решения, требуемой ИТ-инфраструктуре, а также на уровне интерфейсов, визуализаций и отчетов.

Если вы не использовали BI-системы ранее, необходимо провести анализ готовности инфраструктуры, бизнес-процессов и источников данных. Это поможет вам выбрать оптимальный вариант архитектуры BI-решения и инструментов визуализации.

На этапе выбора решения аудит сократит количество BI-платформ до соответствующих вашим требованиям и задачам:

• Быстродействующие и работающие без перебоев
  
• С интуитивно понятным интерфейсом и простые для освоения сотрудниками
  
• Масштабируемые и трансформируемые под новые задачи бизнеса
  
• С оптимальной стоимостью владени

Запишитесь на аудит BI от экспертов Qlever Solutions

Аудит поможет предвидеть и избежать ошибок, критическая масса которых может замедлить принятие управленческих решений на основе данных и увеличить показатели недополученной прибыли.

BI Vision – это краткая концепция проекта внедрения: постановка целей, обозначение преимуществ и рисков, формирование начальных требований.

Говоря простым языком, главная цель видения – объяснение менеджменту и бизнес-пользователям, почему нужно поменять привычные аналитические процессы и инструменты на новые. Vision описывает, как будут проходить изменения, что можно получить в результате и чего лишиться, если оставить все как есть.


Какие могут быть цели внедрения BI?

Цели не ограничиваются внедрением инструментов аналитики, а должны согласовываться со стратегией развития компании и приносить бизнес-результаты на перспективу.

Примеры целей внедрения BI:

• Обеспечить легкий доступ к данным

Конечные пользователи должны иметь доступ к данным и их анализу в сроки, не ставящие под угрозу непрерывность процессов

• Внедрить простые к использованию инструменты бизнес-аналитики

BI-приложения и инструменты должны быть удобны для использования сотрудниками, а данные предоставлены в интуитивно понятном виде.

• Сформировать единую версию правды

Данные должны быть актуальными, полными, достоверными и структурированными для согласованного принятия бизнес-решений.

• Обеспечить безопасность данных

Необходимо предоставить легкий доступ пользователей к информации, в то же время, имея возможность отрегулировать его и предотвратить тем самым утечку корпоративных данных.

• Создать основу для более эффективного принятия решений

Информация должна способствовать принятию решений, обеспечивающих развитие и сохранение ценности бизнеса.

Что еще должно включать BI Vision?

Помимо прочего, концепция должна кратко отвечать на вопросы:

• Как стратегия BI согласуется со стратегией развития ИТ и общей бизнес-стратегией компании?
  
• Какую пользу принесет внедрение бизнес-аналитики: как внедрение поможет компании сформировать ценность данных и эффективно их использовать, какие процессы будут усовершенствованы с помощью аналитики?
  
• Кто отвечает за BI проект? (подразумевается процесс создания Центра компетенции, который будет управлять BI)
  
• Кто будет ключевыми пользователями системы бизнес-аналитики?
  
• Какие ключевые сервисы будут предоставляться выбранным пользователям
• Для решения каких задач будут использоваться аналитические приложения?
  
• С помощью каких инструментов будут реализовываться необходимые аналитические приложения?
  
• С помощью каких метрик будет измеряться результат проекта?
  
• Какие риски существуют и как их избежать

Майк Бире, бывший аналитик IBM, в своей книге «The New Era of Enterprise Business Intelligence» предлагает примерный шаблон для формулирования BI Vision:

Наше корпоративное видение BI заключается в создании и поддержке аналитической инфраструктуры с безопасным и авторизованным доступом к данным компании. Наш корпоративный стандарт для инструментов BI - ____. Мы формируем и оцениваем наш центр BI-компетенции на основе опросов удовлетворенности конечных пользователей и оценки успешных внедрений. Заинтересованным лицам среди конечных пользователей для решения задач необходим доступ к данным в реальном времени, и мы предусмотрели и развиваем инфраструктуру для формирования такого доступа. В настоящее время мы планируем поддерживать ___ пользователей из подразделений _____, составляющих ___ % всех сотрудников компании. Наша цель - увеличить использование данных на ___ % к ___(дате). Мы сопоставляем потенциальные затраты на внедрение BI с получаемой бизнесом ценностью и рентабельностью инвестиций. Таким образом, у нас есть четкое представление об успехе внедрения, которое можно измерить и подтвердить.

Видение обеспечивает согласованность процесса внедрения со всеми участниками и мотивирует команду и руководство на развитие data-driven культуры.

BI Vision не стоит составлять на лету. Формулирование видения происходит после интервью с ИТ-директорами и менеджментом компании как лицами, принимающими решение о внедрении. Видение составляется в начале формирования стратегии BI, но в дальнейшем дополняется и финализируется, исходя из остальных пунктов стратегии.

При формировании команды, в первую очередь, важно определить лидера, который возглавит реализацию стратегии.
Таким лидером может стать директор по информационным технологиям (CIO) или технический директор (CTO), экономическое обоснование и согласование с общей стратегией компании поможет сформировать финансовый директор, но лучшим вариантом станет введение должности CDO (Chief Data Officer) - директора по данным.

Гуру больших данных Бернард Марр в одной из своих статей высказал мысль: «Должность CDO в современных реалиях должна стать стандартной на уровне прочих директоров, что перенесет обсуждение вопросов управления данными, их оптимизации, безопасности и аналитики на уровень руководства высшего звена». Такой подход обеспечит выход компании на уровень зрелости, где данные являются активом и помогают принимать эффективные решения.

Помимо лидера, важно еще до внедрения определить прочих участников проекта BI.

Сформируйте Центр компетенций бизнес-аналитики (BICC) - команду, ответственную за продвижение эффективной бизнес-аналитики в компании, внедрение инструментов и стратегии развития BI, а также за поддержку и обучение пользователей.
В Центр компетенций привлекаются как технические специалисты: аналитики, разработчики, инженеры, программисты, специалисты по данным, так и заинтересованные по внедрении сотрудники из различных подразделений, от руководителей до конечных пользователей.

На этом этапе нужно решить, какие данные должны помочь вам достичь ваших бизнес-целей или решить конкретную задачу.

Необходимо выделить источники данных, которые будут использоваться для аналитики: CRM, ERP, сайты, Excel файлы, изображения, внешние источники и так далее.

Оцените:

• Какие ключевые источники данных существуют и для каких подразделений компании?
• Какие данные являются критическими?
• Кто отвечает за качество данных в компании?
• Какие процессы существуют уже сейчас для обеспечения качества данных - точности, актуальности, полноты?
• Какие процессы обеспечения качества данных необходимо внедрить?
• Какой текущий уровень качества данных?
• Какие новые виды анализа данных могут трансформировать принятие решений в вашей отрасли, повысив операционную эффективность?

Узнать больше о том, как оценить качество данных

Любые сведения в BI-систему поступают в сыром виде, поэтому важно обеспечить качество данных еще до внедрения инструментов аналитики.

Как повысить качество данных?

1. Нормализация - структурирование данных, заполнение необходимых атрибутов, выявление и удаление дублей, ошибок, неактуальных данных.
2. Обогащение - дополнение данных новыми атрибутами, которые обеспечат их большую полноту.
3. Маппинг - сопоставление полей данных в разных источниках.
4. ML-автоматизация - применение технологии машинного обучения для автоматического выявления и исправления ошибок.
5. Назначение ответственных за качество данных.
6. Разработка методики ведения (структура, правила, требования и ограничения к значениям) и регламента ведения (порядок ведения и роли участников процесса) данных.

На основе оценки источников и актуализированных данных можно определить, какие типы отчетов и дашбордов необходимы вам для анализа конкретных видов данных, исходя из потребностей конечных пользователей и ключевых показателей эффективности.

При выборе BI-решения, конечно, важно ориентироваться на бизнес-пользователей, принимающих стратегические управленческие решения - топ-менеджмент и ИТ-директоров. Но, зачастую, ключевыми заинтересованными сторонами становится не топ-менеджмент, а рядовые сотрудники и линейные руководители.

Выделите заинтересованных во внедрении сотрудников, чтобы:

• Выявить и согласовать все потребности и ожидания: какая нужна отчетность каждому отделу, какими навыками и знаниями для использования инструментов аналитики обладает конкретный сотрудник.

• Определить, кто является владельцем конкретных данных и ответственен за их качество.
  
• Распределить права доступа, необходимые каждому сотруднику и обеспечивающие безопасность данных, разделить заинтересованные стороны на группы для дальнейшего управления доступом.
  
• Составить план обучения и взаимодействия для разных групп пользователей в зависимости от реализуемых системой бизнес-аналитики задач.

В предыдущей статье мы рассмотрели решения, которые предлагает рынок BI сейчас, и постарались рассудить, какие затраты могут возникнуть при приобретении того или иного программного обеспечения.

Для оценки ПО стоит определить и согласовать:

• Функциональные возможности для решения задач конкретных пользователей
  
• Технические требования, соответствующие вашей инфраструктуре и отвечающие потребностям безопасности
  
• Возможности поддержки, включая помощь во внедрении, нюансы SLA (Service Level Agreement), обучение и техподдержку
• Отзывы и рейтинги пользователей или коллег по отрасли
  
• Потенциальную стоимость владения и коммерческие условия в соответствии с вашим бюджетом, включая затраты на внедрение и обучение, плату за обслуживание и поддержку, лицензионные сборы и продление, возможные доработки

Основные характеристики платформы аналитики, которые стоит учитывать при оценке:

Удобство для бизнес-пользователей

• Пользовательский интерфейс и визуализации
• Быстродействие / производительность платформы
• Возможности self-service
• Возможности совместной работы
• Рассылка отчетов
• Наличие ИИ помощников

Внедрение и сопровождение

• Стоимость работ по внедрению решения
• Сложность технологического стека
• Наличие ETL модуля
• Организация работы с источниками данных
• Глубина администрирования
• Глубина проработки API-продукта
• Инфраструктура платформы

Возможности поддержки

• Глубина поддержки от вендора
• Зрелость продукта - документация, комьюнити, партнерство

На этапе формирования стратегии важно продумать, как измерять эффективность проекта. Метрики стоит указать в финализированном варианте BI Vision, чтобы лучше понимать эффект от внедрения.

Метрики для оценки могут быть следующими:

Внедрение BI — это не просто технологическая инициатива. Чтобы добиться успеха и получить результаты, проект должен иметь поддержку ключевых подразделений бизнеса и задействовать необходимые ресурсы: сотрудников, технологии, бюджет.

Хорошая стратегия бизнес-аналитики предполагает изначальное распределение этих ресурсов с дополнительным пространством для маневра.