Управленческие дашборды от Qlever для 200 директоров Бургер Кинг, которые помогают оперативно анализировать более 155 млн строк данных

Рассказываем, как специалисты Qlever Solutions разработали приложение на базе BI, которое позволяет исполнительным, операционным директорам и территориальным управляющим ресторанов Бургер Кинг оценивать показатели по продажам и сервису, инвентаризации, управлению штатом за несколько секунд.

Клиент

Одна из крупнейших по величине фастфуд сетей, объединяющая более 800 ресторанов в России. Число сотрудников превышает 10 000 человек.

Ситуация

Руководители сети Бургер Кинг регулярно отслеживали операционные показатели по продажам, сервису, продукции, управлению штатом с помощью аналитического приложения для отчетов.

Выгрузки из приложения содержали статические данные в виде таблиц Excel и отправлялись ежедневно, еженедельно и ежемесячно по электронной почте аналитикам, офисным сотрудникам, исполнительным директорам, операционным директорам, территориальным управляющим, директорам ресторанов.

Получив рассылку, специалисты вручную сверяли данные с показателями из информационных систем и составляли отчеты под разные цели из нужных выборок.

Ручной труд отнимал драгоценное время директоров ресторанов, которое они могли бы потратить на совершенствование процессов, а также не исключал ошибок из-за человеческого фактора.

Отчеты отражали данные только на конкретный момент времени, поэтому возникали еще две трудности: нельзя было получить актуальную информацию в реальном времени и отследить показатели в динамике.

При необходимости анализа исторических данных аналитикам приходилось сохранять предыдущие отчеты на ПК, сравнивать с актуальными и искать отклонения вручную.

Для того, чтобы проводить исторический анализ данных, обеспечить гибкость и глубину аналитики, упростить процесс работы с данными для всех уровней менеджмента, компания приняла решение о замене устаревшего приложения на представление данных в виде интерактивного BI-дашборда.

В качестве исполнителя Бургер Кинг привлекли команду Qlever Solutions – постоянного партнера БК по разработке и поддержке корпоративной аналитической системы.

Решение

Для решения задачи специалисты Qlever Solutions разработали BI-приложение, отображающее аналитику по продажам и сервису, инвентаризации, управлению штатом и другим операционным показателям.

Источниками данных для приложения выступили выгрузки из мобильного приложения, Greenplum, базы ERP-системы Axapta, выгрузки из кассовой системы, ручные отчеты пользователей.

Одной из задач, стоящих перед Qlever, стала разработка такого приложения, которое было бы удобно сотрудникам, привыкшим к фиксированным отчетам в Excel, при этом интуитивно понятно и наглядно даже для неопытных в аналитике пользователей.

Важно было сохранить знакомые метрики, но в более удобном формате, поэтому приложение было разделено на листы в соответствии с областью анализа:

Лист Продажи и Сервис

Отражает основные показатели деятельности ресторанов по блоку General manager в разрезе план/факт и % отклонения по периодам: Выручка по каналам, Трафик, Количество блюд в чеке, EBITDA, Средний чек, Время простоев и другие.

Показатели можно отфильтровать по дивизиону, менеджеру, городу, формату ресторанов, конкретным ресторанам.

Каждому руководителю также доступны свои фильтры для просмотра актуальных данных:
- ГД - генеральный директор
- ИД – исполнительный директор
- ОД – операционный директор
- ТУ – территориальный управляющий

Интерактивная сводная таблица в каждом разделе Приложения позволяет просматривать данные в привычном табличном формате, а в режиме конструктора можно легко добавлять или убирать требуемые уровни группировки (например, «Город + Ресторан + День»).

Листы Продукт и Prod

Отражают показатели по блоку Product manager: Себестоимость, Инвентаризация, Списание. Перезатарка, Излишки, Качество продукции и другие.

Лист Продукт демонстрирует основные показатели по продукции в разрезе ресторанов и менеджеров:

Лист Prod отражает результаты инвентаризации (количество и руб.): Недостачи, Излишки, Остатки.

Ежемесячный отчет показывает данные по полной инвентаризации, которая проводится раз в месяц, а еженедельный отчет - данные по ежедневной инвентаризации, которую заполняют менеджеры ресторанов по ТОП продуктам.

Лист Управление штатом

Отражает показатели для управления штатом - Трудозатраты, Отработанные часы, Факт/План сотрудников, Часы обучения, ITPH (относительная производительность в пересчете на час работы сотрудника) и т.д.

Данные для Приложения обновляются инкрементально в разное время в зависимости от источника, приблизительно каждые 2 часа. На дашборд они выводятся по умолчанию за последнюю завершенную неделю в разбивке по дням.

Всего в приложении хранятся данные с начала текущего года, что составляет около 155 млн строк. Такая глубина хранения выбрана с учетом задач и для оптимизации нагрузки на BI-систему клиента.

В дальнейшем для еще большего повышения производительности при единовременной сохранности данных планируется создание дубля приложения с архивными данными за прошлые периоды.

Все пользователи Приложения прошли обучающие сессии, на которых эксперты со стороны клиента и Qlever рассказали о преимуществах BI и нюансах работы с Приложением.

Для доработки дашборда и своевременного решения вопросов внедрена система обратной связи, с помощью которой пользователи могут сами отправить запросы на глобальные доработки в техподдержку Qlever.

Полученные результаты

Приложение используют более 200 исполнительных, операционных директоров, аналитиков и управляющих по всем подразделениям сети Бургер Кинг.

Менеджеры получили онлайн-доступ к актуальным плановым и фактическим показателям деятельности ресторанов. Приложение обеспечило:
- Сокращение ручного труда
Больше не нужно готовить отчеты вручную, или поднимать архивы старых Excel-таблиц, что занимало несколько часов ценного рабочего времени сотрудника. Информация в Приложении обновляется онлайн за несколько секунд.
- Гибкость и глубину анализа
Данные транслируются в разрезах географии, периодов, ресторанов, номенклатуры, что позволяет быстрее получать ответы по операционной работе вверенных подразделений и оперативно принимать решения для усовершенствования процессов.
- Снижение нагрузки на рестораны
Сотрудники больше не тратят время на разбор статических отчетов и сверку данных. Все показатели наглядно отображены в виде графиков и таблиц, каждые из которых можно выгрузить для создания презентаций.

Эксперты Qlever продолжают работу над новыми разделами Приложения, на данный момент в активной фазе идет проект разработки Листов анализа HR-показателей. У директоров ресторанов появится возможность отслеживать комплектность и текучесть сотрудников, контролировать отсутствие работников, анализировать показатели подбора.

Источники и стек технологий

BI-платформа Qlik Sense, Excel, Axapta

Функциональные области

Топ-менеджмент, Операционная деятельность, Финансы

Наглядные управленческие дашборды

Оставьте заявку на нашем сайте. Разработаем BI-приложения, позволяющие проводить анализ продаж, сервиса, управления штатом

ОБСУДИТЬ ЗАДАЧИ